Hướng dẫn sử dụng Tổng Đài Điện Thoại Adsun
Hướng dẫn sử dụng Tổng Đài Điện Thoại Adsun:
1. THIẾT LẬP CUỘC GỌI
1.1 Gọi nội bộ
Là cuộc gọi được thực hiện giữa hai máy nhánh với nhau. Khi gọi nội bộ tổng đài Bưu điện sẽ không tính cước cuộc gọi.
+ Lưu ý:
Số nội bộ ban đầu sau khi xuất xưởng được nhà sản xuất mặc định như sau : Jack 01 : số nội bộ 101(EXT101)
Jack 02 : số nội bộ 102(EXT102)
....
Jack 16 : số nội bộ 116(EXT116) Jack 17 : số nội bộ 117(EXT117)
....
Jack 32 : số nội bộ 132(EXT132)
Trong đó Jack là vị trí vật lý mà máy nhánh nội bộ đấu nối vào tổng đài được đánh số theo thứ tự Jack 01, Jack 02,… Jack 32.
+ Thao tác:
Nhấc máy - > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn số điện thoại nội bộ -> Chờ máy được gọi trả lời
+ Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận. Gác máy chờ gọi lại sau.
1.2 Gọi ra ngoài trung kế
+ Thao tác:
Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn số 0 (hoặc số 9) -> Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -> Nhấn số điện thoại bên ngoài
+ Lưu ý :
- Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số 0 (hoặc số 9) thì trung kế đang bị chiếm. gác máy gọi lại sau.
- Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số ngoài trung kế thì máy được gọi đang bận, gác máy gọi lại sau.
2. NHẬN CUỘC GỌI
2.1 Nhận cuộc gọi nội bộ
Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có máy nhánh khác gọi tới.
+ Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông nội bộ -> Nhấc máy và đàm thoại
2.2 Nhận cuộc gọi từ trung kế
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế (hồi chuông dài phân biệt với hồi chuông ngắn nội bộ), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào.
+ Thao tác:
Nghe tín hiệu chuông trung kế -> Nhấc máy và đàm thoại
3. CHUYỂN CUỘC GỌI
Khi một máy nhánh nhận cuộc gọi từ ngoài vào, nếu được yêu cầu chuyển cuộc gọi cho máy nhánh khác ta thực hiện như sau:
+ Thao tác:
Đang đàm thoại với người ngoài trung kế -> Nhấn # # để chuyển cuộc gọi -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn số máy nhánh cần chuyển -> Thông báo cho máy nhánh
+ Lưu ý :
- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy. Hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển rồi gác máy.
- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhấc máy, cuộc gọi sẽ được kết nối với máy ngoài.
- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối.
- Trong khi bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì máy bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.
- Khi nhấn số máy nhánh cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi (xem phần 4).
4. LẤY LẠI CUỘC GỌI ĐÃ CHUYỂN
Khi chuyển cuộc gọi từ bên ngoài đến một máy nhánh mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy nhánh cần chuyển, bạn có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển .
- Nếu chưa gác máy xuống:
+ Thao tác:
Nhấn # # để lấy lại cuộc gọi -> Thông báo với máy bên ngoài
- Nếu đã gác máy xuống:
+ Thao tác:
Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số -> Nhấn * * để lấy cuộc gọi nội bộ
5. RƯỚC CUỘC GỌI
Là tính năng cho phép một máy nhánh bất kỳ (không được chỉ định nhận chuông) nhận cuộc gọi từ ngoài vào.
Ví dụ:
Giả sử bạn làm việc ở phòng kinh doanh (EXT101), trong lúc bạn sang phòng kế toán (EXT102) thì máy EXT101 đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy.
Bạn có thể mượn máy EXT102 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc này.
+ Thao tác:
Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -> Nhấn * *
6. THÔNG BÁO CÓ CUỘC GỌI TỪ TRUNG KẾ VÀO
Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nhánh được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại với một máy nhánh khác, thì máy đó sẽ nghe tín hiệu nhắc tút tút, tút tút…, thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào .
+ Thao tác:
- Nghe tut tut… tut tut
- Thông báo với người đang đàm thoại và Gác máy
- Nghe đổ chuông từ trung kế
- Nhấc máy đàm thoại
7. THÔNG BÁO TRUNG KẾ ĐƯỢC GIẢI TOẢ
Khi một máy nhánh gọi ra ngoài mà tất cả các trung kế đều bận thì có thể thực hiện việc nhắc trung kế. Sau khi một trong các trung kế được giải toả, tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy nhánh vừa thực hiện nhắc trung kế, khi nhấc máy thì máy nhánh này sẽ kết nối trực tiếp với trung kế bên ngoài (không cần nhấn số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế)
+ Thao tác: sau khi bấm số 0 hoặc số 9 mà nghe báo bận (tất cả các trung kế đều bận) để tổng đài thông báo khi có trung kế rỗi phải gác máy xuống và thực hiện :
- Nhấc máy: Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn # 6, nghe tín hiệu báo bận
- Gác máy chờ điện thoại đổ chuông
+ Lưu ý :
- Khi thực hiện việc nhắc trung kế, máy đang gọi ra trung kế nghe tín hiệu nhắc (âm thanh tút tút, tút tút…).
- Sau khi nhấn # 6 bạn sẽ nghe tín hiệu báo bận. Hãy gác máy và chờ cho đến khi một trong các trung kế được giải toả sẽ nghe điện thoại đổ chuông. Nhấc máy, nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế, nhấn số điện thoại cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế).
- Tín hiệu chuông thông báo trung kế được giải toả là 6 hồi chuông ngắn cách nhau 1.5 giây, khác với tín hiệu chuông nội bộ và tín hiệu chuông khi có cuộc gọi vào từ trung kế, nếu người sử dụng nhấc máy trong lúc đổ chuông thì máy nhánh sẽ kết nối trực tiếp với trung kế, nếu nhấc máy sau khi đã hết chuông thì phải nhấn số 0 hoặc số 9 để chiếm trung kế gọi ra ngòai.
- Với các máy nhánh bị cấm gọi ra ngoài trên tất cả các trung kế thì không sử dụng được dịch vụ này.
8. KIỂM TRA CHUÔNG
Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông(Ringer) đang ở vị trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”.
- Phần chuông của tổng đài gặp sự cố.
Để xác định phần nào hư ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:
+ Thao tác:
- Nhấc máy: Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn # 3: Nghe tín hiệu báo bận
- Gác máy, nghe đổ chuông
+ Lưu ý : Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay điện thoại khác.
Nếu thay máy khác mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì phần chuông tổng đài đang gặp sự cố.
9. ĐÀM THOẠI HỘI NGHỊ
Hệ thống cho phép đàm thoại hội nghị tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.
+ Thao tác:
- Đang đàm thoại với máy ngoài
- Nhấn # #
- Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn số máy nhánh muốn hội nghị tay ba
- Nhấn # # để đàm thoại tay ba
+ Lưu ý :
- Khi nhấn số máy nhánh, nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy nhánh bên kia đang bận, nhấn # # lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.
- Nếu máy được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.
- Khi đang đàm thoại hội nghị tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tiến hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.
+ Ví dụ: máy nhánh số 101 đang đàm thoại với người bên ngoài, cả hai đều muốn đàm thoại tay ba với máy số 103, người sử dụng máy nhánh số 101 thao tác như sau:
- Không gác máy nhấn # #, sẽ nghe tone nội bộ (nếu không nghe phải nhấn lại).
- Nhấn số 103, một trong 2 trường hợp xảy ra:
+ Nghe báo bận hoặc không có người nhấc máy: Nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người bên ngoài biết.
+ Nghe hồi âm chuông nội bộ (máy nhánh số 103 đang đổ chuông) sau khi người sử dụng máy nhánh số 103 nhấc máy nhấn # # để đàm thoại hội nghị tay ba.
- Trong lúc chuyển máy người bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ .
10. DỊCH VỤ ĐỔ CHUÔNG NHỜ (call forward)
Dịch vụ này cho phép bạn nhờ máy nhánh khác nhận chuông giùm khi đi vắng.
10.1 Thiết lập dịch vụ
+ Thao tác:
- Nhấc máy -> Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn # 5 và số máy nhánh muốn Forward -> Nghe tín hiệu báo bận -> Gác máy
+ Ví dụ:
Bạn là người trực tổng đài (máy nhánh số 101) có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các cuộc gọi từ bên ngoài vào, nhưng vì lý do đột xuất bạn phải đi vắng, bạn có thể nhờ phòng bảo vệ (máy số nhánh 103) tiếp nhận các cuộc gọi vào trong lúc bạn đi vắng. Bạn thao tác như sau:
- Nhấc máy nhấn # 5 103 : Nghe tone báo bận
- Gác máy
Như vậy tất cả các cuộc gọi đến máy nhánh số 103 (kể cả những cuộc gọi từ ngoài vào) đều đổ chuông ở máy nhánh 103.
+ Tổng đài chỉ cho phép đổ chuông nhờ 1 cấp. Chẳng hạn máy nhánh 101 nhờ máy nhánh 103 đổ chuông, máy nhánh103 nhờ máy nhánh104 đổ chuông. Khi có cuộc gọi tới máy nhánh101 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy nhánh 103 chứ không phải máy nhánh 104; khi có cuộc gọi tới máy nhánh 103 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy nhánh 104.
10.2 Huỷ bỏ dịch vụ
Khi sử dụng dịch vụ call forward bạn phải luôn nhớ lấy lại quyền nhận chuông ngay khi có thể
+ Thao tác:
- Nhấc máy - > Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn # 4 -> Nghe tín hiệu báo bận -> Gác máy
Ví dụ: Máy nhánh 101 nhờ máy nhánh 103 nhận chuông, để hủy bỏ bạn thực hiện :
- Nhấc máy nhánh 101, nhấn # 4, gác máy.
+ Lưu ý: Tính năng này bị huỷ bỏ khi tổng đài bị mất điện.
11. CHUYỂN MODE NGÀY/ĐÊM :
Tổng đài cho phép chuyển chế độ nhận chuông ngày và đêm bằng bàn phím điện thoại .
+ Thao tác :
- Để chuyển sang Mode ngày: nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 8
- Để chuyển sang Mode đêm : nhấc máy nhánh Jack 01 nhấn # 9
+ Lưu ý :
- Tổng đài phải được lập trình : có sử dụng mode ngày đêm(xem phần lập trình lệnh 45)
- Thao tác này chỉ được thực hiện trên máy nhánh lập trình .
12. LỰA CHỌN TRUNG KẾ GỌI RA NGOÀI
Tất cả các máy nhánh (được phép gọi ra ngoài) đều có quyền chọn trung kế để gọi ra ngoài
+ Thao tác :
- Nhấc máy : Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn *# 8X : Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế
- Nhấn số điện thoại bên ngoài cần gọi
Trong đó:
X là số trung kế, X=1 : trung kế số 1, X=2 : trung kế số 2, X=3 : trung kế số 3, X=4 : trung kế số 4,…. X = 8 : trung kế số 8 .
+ Lưu ý: Khi chọn trung kế muốn gọi ra ngoài nếu nghe tín hiệu báo bận tức trung kế đó đang bận hãy gác máy gọi vào lúc khác, hoặc người sử dụng vẫn có thể gọi ra ngoài qua trung kế khác.
13. GỌI RA NGOÀI BẰNG ACCOUNT CODE (mã số cá nhân dành cho người dùng)
Tổng đài cho phép lập 50 mã số cá nhân dùng cho người dùng, nội dung các mã số được lập trình trong tổng đài, người sử dụng điện thoại được cấp mã account có thể gọi ra ngoài từ bất kỳ máy nhánh nào bằng mã account được cấp, những người sử dụng điện thoaị không được cấp mã account chỉ được phép gọi nội bộ, nội dung các mã account có thể thay đổi khi cần thiết, cách gọi bằng mã account như sau:
- Nhấc máy: Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ
- Nhấn * # 1 + mã account : Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế
- Nhấn số điện thoại bên ngoài cần quay
* Lưu ý:
- Những máy nhánh không được cấp mã account nhưng không bị cấm gọi ra ngoài thì vẫn có thể gọi ra ngoài mà không cần account code.
- Khi gọi bằng account máy nhánh không sử dụng được dịch vụ chọn trung kế gọi ra ngoài được(tổng đài thấy trung kế nào rỗi thì cho phép gọi ra bằng trung kế đó)
- Khi bấm mã account mà nghe báo bận thì có hai trường hợp xảy ra: một là tất cả trung kế đều bận, hai là bấm mã account không đúng.
- Sau khi bấm mã account người sử dụng sẽ nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế và chỉ nhấn tiếp số điện thoạibên ngoài cần gọi (không nhấn thêm số 0 hoặc số 9)
14. KIỂM TRA SỐ MÁY NHÁNH :
Do nhu cầu trong thực tế các số máy nhánh đã được thay đổi không giống với mặc định ban đầu do đó sẽ gặp khó khăn trong công việc quản lý vận hành tổng đài.
Tổng đài cung cấp dịch vụ rất tiện ích để giúp người quản lý tổng đài xác định số máy nhánh và vị trí của Jack line của một máy nhánh bất kỳ. Trên mặt trước của tổng đài có một LED 7 đoạn để hiển thị, có thể thực hiện dịch vụ này ở bất kỳ máy nhánh nào.
Có thể thực hiện hai thao tác
14.1 Biết vị trí Jack line tìm số hiện hành của máy nhánh :
- Nhấc máy nhánh
- Nhấn # 1 XX
Trong đó: XX là vị trí của Jack line (từ 01 đến 32)
14.2 Biết số hiện hành của máy nhánh tìm vị trí Jack line:
- Nhấc máy nhánh
- Nhấn # 2 XXX
Trong đó: XXX là số hiện hành của máy nhánh nội bộ
Ví dụ :
a. Biết vị trí Jack line số 03 nhưng không biết số máy nhánh hiện tại là bao nhiêu ? vì số các máy nhánh đã được đổi so với mặc định, thao tác như sau :
Nhấc máy nhánh bất kỳ (phải quan sát thấy màn hình hiển thị trên mặt trước tổng đài) nhấn : # 103 .
Khi đó trên đèn led hiển thị số của máy nhánh đã kết nối vào Jack 03.
b. Biết số máy nhánh 116 nhưng không biết máy nhánh đó kết nối vào Jack line nào?
Nhấc máy nhánh bất kỳ nhấn : # 2 116 . Trên màn hình hiển thị số của Jack line đang kết nối vào máy nhánh 116
